【清空思緒,整理大腦】:建立環境,設定機制

清空腦袋,將腦中的雜訊寄掛到外部筆記之後,讓腦袋有空間容納新資訊是很重要的,但這個「清空」動作,是屬於興致一來?還是日常習慣呢?

清空會減負,但源頭才是根本

干擾我們的雜訊每日都在更新,只要睜開眼睛,訊息就一直就不曾間斷,當資訊累積到一定的程度,大腦又塞住了。就像是整理房間,如果沒有隨手擺東西歸位的習慣,很快的房間就會回到整理前的樣子。當行為沒有改變,後續要收尾的事肯定救不完。

特意很容易忘記,就讓動作自然不NG

如果要讓自己持續某項行為,不是寫在待辦清單提醒自己,而是用物品或情境進行條件觸發。譬如說我們要讓自己每天都做到「清空大腦」,不是寫待辦清單告訴自己要這麼做,而是讓紀錄的這件事情用最少的動作與最快的時間內完成。

為了做到隨時可以開工,我幫大腦做了幾項指令設定:
「當我一打開電腦,就先打開我的筆記不關掉,直到今天結束。」
「當我一打開筆記,就將腦袋的訊息一一丟出來,直到清空了再進行下一個動作。」

這兩句設定比起告訴自己「要清空大腦」還要更具體一點,腦袋不用思索只要照做。當我只要站在電腦前,這個動作就會自動執行且不容易NG。只要這個行為被持續,清空大腦這件事就會被持續。不曉得你有沒注意過,為什麼自己習慣一直養不成?某一部分是動作太複雜,覺得心累了不就想做。

只有自己最了解自己,設定從「習性」出發

上面的指令是我自己專用的,為什麼會做這些設定,那要從習性先分析起。就我自己:
◆日常工作中跟電腦接觸頻率很高,寫在任何紙上或筆記本上都不如電腦好
◆我喜歡可以標註其他訊息的,譬如日期或是相關的參照等
◆只要出現在我眼前的資訊,都會抓走我的注意力,造成分心
◆通常我一起床就會打開電腦,休息時會改成睡眠模式,直到睡覺才關機

對我自己來說,「開機就打開軟體」、「一開筆記就拋資訊」只要這兩個動作被執行,清空大腦這件事就會自動執行,為了完成這件事,要做的前一個動作就是讓筆記軟體在開機時自動被打開,也就是將程式釘選在啟動的清單上,一開好機,筆記的介面就自動出現在我眼前,接下來當然就是打字了。

能夠「想開工,就立馬開工」嗎?

有沒有一個專屬的工作執行空間,這個是為了讓大部分的任務可以無障礙完成而設定的完美環境。對我自己來說,以下這些就很重要:
◆參考資料不要離我太遠,能用最少移動拿到最好
◆工具材料都在手邊,隨時可以取用
◆任何姿勢都可以找到相應的工具可以進行輸入,而不用移動工具

以上是我的需求,工作空間就會用這樣的思維去規劃,從視線的移動、手拿取的位置、操作的習慣、轉身的角度跟變換的姿勢都會在考量之中,一旦設置好,就不會遇到,因為步驟不順而延遲操作的狀況,把原本可以立即完成變成了一堆待辦清單。

盤點你的筆記習慣,建立執行機制

做筆記也是如此,進行筆記製作之前,要去觀察自己的筆記習慣並記錄下來,注意到不同情境時自己筆記的紀錄方式:
◆在什麼情況下會做筆記?
◆做完的筆記通常要拿來做什麼用的?
◆會用什麼東西/工具進行記錄?
◆記的方式是怎麼樣的?
◆記的時候有什麼特別不順的地方嗎?

先盤點自己的筆記習慣,才能重新設計筆記記錄的動作,讓干擾降到最低,成效提到最好。進行思考的時候,我們可以從幾個角度切入:觸發點、啟動句、前一個動作跟下一步行動。以剛剛的為例:
◆觸發點:「電腦」→開機;「筆記軟體介面」→輸入資訊
◆啟動句:「一起床,就開電腦」、「一開筆記軟體,就開始輸入腦袋資訊」
◆前一個動作:打開筆記軟體(為了把這個步驟簡化,我設定好開機即自動開啟)
◆下一步行動:分類剛剛清出來的思緒,釐清重要任務並排序執行

善用啟動句型:「一/當/要……,就……!」

為了替我的出門包包減重,我設了「要出門前,就整理包包,只留絕對會用到的。」
想要增加走路或移動的機會:「一跟朋友約,就約離自己最遠的地點。」
想要提高睡眠品質,調整頻率:「當要上床睡覺時,就打開頌缽的音頻,聲音調到最低但不是靜音」

這種設定非常的個人化,只有我們才是最了解自己的人,如何順著自己的毛摸,找到對的動作,讓改變的抗拒降低以及效果最佳化是很重要的,不管設定多奇葩,能完成任務的就是好指令。其中,下的動作就很重要,要能直接而明確,譬如我會用「打開」取代「播放」、用「留」而不是「挑出」。

為什麼用「指令」取代「動力」?

以動力做為執行驅動力的時候,會容易因為情緒狀況而找到各種藉口:「好煩不想做」、「好累不想動」……。但以指令做出發時,觸發點本來就是會接觸到的,我們透過提供唯一執行路徑,腦袋也會偷懶不加思索地就告訴身體去執行,有時我們沒法開工,就是因為:想太多!

讓清空思緒/做筆記成為自然行為,動作不NG!

◆設置流暢不受阻礙「立馬就開工」的工作環境
◆用「一……,就……!」機制優化自己的最佳清空思緒/筆記流程

以上,還是屬於筆記的思維準備階段,希望我們都擁有自己最棒的生產力中心,謝謝您的閱讀,有相關執行或想要回饋的,也歡迎留言給我喔!


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