【清空思緒,整理大腦】:將釋出的訊息,安放在適當時機與狀態中方便執行

從腦袋中清出了一堆資訊(【清空思緒,整理大腦】:吸收資訊前,要先空出空間!),也適時地捨去一些資訊,此時手邊會有落落長的記憶碎片,可能是要購買的物品、可能是開會前要做的簡報提醒等,看著這些列出來的「待辦清單」,怎麼覺得思緒更混亂,心情更低落了呢?

沒有歸類或定義完成的資訊,還是雜訊

清空大腦時,列完條列事項的瞬間會很有成就感還有清晰感,但接下來煩躁感就會出現,實在太多要被完成的東西了,做清單的目的是為了讓自己掌握到底還有哪些必要執行的事物,不會因「不確定感」讓自己處於焦慮狀態,心裡有底的感覺很重要。

沒有再次整理過的資訊,在重複檢查跟閱讀時,又會需要進行「查找」,這個對於注意力跟精力都是很耗損的,為了讓自己減輕這樣的負擔,我們會將資訊做再一次的處理,讓它放到應當要有的位置上:此時的分類依據會是:處理的時機、遭遇的場景。

明確的時機與情境是錨點,讓思緒不易飄浮不定

如果有機會參觀工廠或是看見視頻,要讓產線製作快速,流水線的處理是很必要的,每位技術員或是機器只做專屬自己的動作:抽、拉、壓、挑、組等,下一個人再進行下一組動作,如此一來每個位置都很好上手,儘管是新人進來也可以快速熟練工序。

整理清單也是如此,執行的時機可先簡單分為:下一步行動清單、等待清單、將來/或許清單。先將資訊分類為即將要執行的、或是需要等待他人回應的、以及不用現在做的,把執行與否先做個區隔,才能將需要與他人配合的先執行完畢,並做好追蹤與提醒的準備。

下一步行動清單裡面再加上情境歸類做統一處理,譬如需要回的電子郵件跟要跟顧客聯繫的電話,同樣屬於「聯繫」類別,但是使用的工具不一樣時,還要再進行一次狀態轉換,倒不如能夠一次打完電話、集中處理信件、一次出門完成採買,在時間的安排上就會更有效率。

無法被分類或執行的,代表資訊拆解得還不夠明確

儘管你知道要聯繫客戶或主管,但是這通電話或信件卻遲遲無法被執行,因為連繫只是最末端的動作,聯繫的內容才是核心主軸,內容中要執行的動作又可能會包含:聯繫/詢問、檢視/查找、製作/輸入、思考/決策等,像俄羅斯娃娃一般打開一個還有一個,一個套一個的連續任務。

譬如說要給同事一份宣傳稿的範本,除了截止日期、寄送對象之外,要給什麼樣的規格?要給什麼樣的形式?要給什麼樣的素材?要製作的初衷與注意事項?這些都是必須被考慮的,這些若沒有先被確認,就會發現自己又落入往往返返的聯繫膠著狀態了。

檢視的時候如果發現過去的資訊太舊無法使用,宣傳稿的範本是需要重新規劃製作的,那新資訊的查找、資料的彙整、內容的呈現等,包含了查找、思考、聯繫、整理、製作等動作,這些很難一下子處理完,光處理一件就佔一段時間,若有需要搜尋的各項任務能集中查找就比較省時了。

資訊的處理練習,也是筆記的核心技巧練習

做筆記時你會發現從聽到抄下來難,整理抄下來的資訊也難,難的原因在於「篩選」、「拆解」、「分類」的技巧掌握度不夠熟練。

【篩選】:能在接收資訊時篩選出「哪些叫做重要?哪些資訊不要?」、分辨「是只有訊息接收還是要有下一步執行?」與決定「是現在做?等一下做?給別人做?還是要等別人回應?」

【拆解】:資訊裡所包含的材料、動作與步驟,譬如:思考、閱讀、規劃、聯繫、出門等。

【分類】:能夠將拆解完的訊息置放到應該的位置上,譬如下一步行動清單、等待清單、將來/或許清單等。

這些的練習不是等到要做筆記才練習,通常那時候都已經要實踐了,練習的成本就會太過高昂,拿日常的工作任務執行來做篩選、拆解、分類的練習,既可以減輕思緒負擔又能夠提升工作效率,是一舉兩得的法子。

讓自然成習慣

置放訊息的操作流程:

【移轉】清空大腦抽訊息到筆記中→降低腦袋負荷量
【拆解】將抽出來的資訊進行內容拆解與定義→降低執行複雜度
【分類】將拆解後的內容置放到該有的位置→降低檢視干擾度

不是硬逼自己習慣成自然,而將這些必要的步驟進行操作,並逐一地調整自己覺得不順的地方,直到操作很自然,才有機會變成習慣,處理事務也就會更加輕鬆而有效率,希望這些對你有些幫助。


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