做的是有效行為,還是假動作?

有沒有遇過這種狀況?待辦清單寫一堆,整天看起來很忙碌,似乎講了很多的話、做了很多的事,但若回到家仔細靜下來一回憶「今天到底做了什麼?」竟然是種莫名的空虛感時,就得想想到底自己做的是有效行為,還是假動作?

為何我要做?

為什麼要做目標設定與任務管理?為什麼要確定願景與下錨點?我們很容易受到外界的干擾而失去專注,或許是緊急的事件、或許是臨時想起的某個念頭、或只是突然間被別人打斷,沒有被定錨的行為很可能就被帶偏了,只記得要完成,卻忽略了當時這個任務背後的初衷、意義與價值。

就像失去錨點的船隻,會隨著風雨飄搖、會被風浪影響而失去了原有的航道與停泊點。我們每天所做的任務與專案,到底是為了什麼?如果沒有在一開始確定並分月總結、分週確認、每日檢視,我們往往走歪了而不自知,又會落入每日很忙,但忙的東西都不在點子上。

沒有導航的航行,只會迷航觸礁

若假設人生是個只有一路到底、沒有停頓、無法回檔的養成遊戲,那最終我們期望走到哪裡?變成什麼樣的人?做著什麼樣的事?看見什麼樣的風景?然後跟誰在一起?能夠清楚具體地把這幾個問題化成一個畫面嗎?如果不行!先花段時間做個夢想版/願景畫布/目標藍圖,這有助我們重新定焦方向。

只需要一張圖,讓願景與概念化為具體

A圖
B圖
C圖

同樣是工作的畫面,但是分別看著A、B、C三張圖,是不是浮在腦海中的辭彙都不一樣?感受的情緒也會有落差。這也是在做筆記時,為什麼有時候需要用圖像來示意,因為情緒跟感受很難被記錄,但可以透過插進一個icon或是加上一張照片,就可以說盡千言萬語。

加上幾個關鍵詞,讓想像被定義

有了圖,再加上隻字片語,才能定焦。情緒與感覺會隨著時間與狀態而變動,高興時看什麼都愛、憤怒時看什麼都屁、悲傷時看什麼都淚、疲倦時看什麼都是負擔。有時候想要表達的想像太過豐富,很難找到貼合的,那就用組合的方式將想要的元素湊起來,配上文字就綽綽有餘。

有時候關鍵時還不夠,那我們會加上一些訊息的補充,讓意思被定義得更清楚。

【關鍵詞+訊息補充】

  • 配備齊全:有各式各樣的數位裝置
  • 一個大長桌:可以將東西都擺在眼前看得到的地方
  • 不受干擾:擁有獨立的辦公地點
  • …………

我可以做什麼?

當腦海中與眼前擁有像這樣的影像時,是不是現在的所有行動都有了著力點?為了這樣的未來,我還可以做些什麼?我還可以怎麼做?當暫時無法做到時,需要補足什麼資源跟條件?距離這個想要的未來還有多遠?需要花多少時間、精力與金錢才能得到想要的結果?若想完成這些,有沒有門檻?

有了終點/中點,就會找到路

此時,再重新回來檢視現在的待辦清單跟任務,是忙得有效,還是瞎忙呢?或許你自己就有了答案!手邊的任務是為了讓自己完成最終想要的結果。到底要往哪一條前進,不用趕著下決定,而是透過腦力激盪或是清空大腦,讓思緒先被訊息化,可以附著在筆記/紙張/檔案夾中。

選擇太多,也等於沒有選擇

做任何任務都需要付出成本,不管是時間、精力、金錢還是其他。同樣單位的時間內,你選擇要完成的是高價值任務,還是沒必要的任務?我想大部分的人都會回答:「高價值任務」,但怎麼挑出「對自己來說」的高價值任務呢?是的,要以自己的目標與願景為開始,才能鋪出一條最適合的路。

我可以怎麼做?

我們可以利用各類的框架,進行任務的篩選與排序:

  • 四象限分類:用緊急、重要兩個維度區分任務的狀態,「問自己」:哪些任務是緊急重要、哪些是不緊急但重要、哪些不重要但緊急、哪些不緊急也不重要。
  • 對焦與下錨:「問自己」:手邊的任務價值,可以幫助過去的我優化跟改善嗎?可以幫助現在的我提昇效率跟發揮價值嗎?可以幫助未來的我抵達我想要的地方嗎?
  • 理清與定義:「問自己」:這個任務是一定要做嗎?這個一定要我做才行嗎?這些一定要現在做才不會延遲嗎?如果要馬上做,那可以做的第一個動作是什麼?如果不能馬上做,那缺的條件跟訊息是什麼?讓下一個行動可以清楚地被理出來,是處理,封存,當成參考資料,還是授權…..等。
  • 重新架構與排程:「問自己」:哪些可以一起做,若要一起處理,要在哪個時間做?有沒有截止期限,若有,要做到什麼樣的程度?有沒有前導任務,若有,何時要完成?有沒有追蹤任務,若有,什麼時候要確認?

「問自己」是種確認,也是承諾

自己選的,所以責任自己擔!因為自己做的,結果自己付!問心裡的答案,而不是嘴裡的應付。所想過的事會有痕跡,在思維跟邏輯中會被看見;所做過的事會有紀錄,在作品與時光中會被發現,「問自己」的鍛鍊,會讓所作所為擁有往上的力量,而不是日復一日不變的自己。

時間花在哪,成就就在哪!

做事要用力,但得在對的地方下力氣;做事得用心,但要把心思放在對的角度琢磨。使錯了力氣,不是白費重做而已,有時付出的代價是雙倍的成本,將心思放錯地方,可能連打掉重練都扭不回來。每天花一點時間,跟自己對焦復盤,方向對了,告訴自己:「重點是,輸出!」

只有將任務輸出成成品,才能確保所執行的行為不是假動作!有效的檢視,就是做、說、寫、教,這些有明顯「秀」出來的動作,可以讓第一個觀眾,也就是「自己」,進行省思與檢核。因為能夠反覆閱讀,才能看見自己的弱點與不足處,才會有進步的空間。

用這樣的方式提醒自己,也跟您分享,謝謝您的閱讀。


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