【清空思緒,整理大腦】:定位、定量、定焦

今天一定要完成的事是什麼呢?(這件事如果一不做,就會損失了時間的紅利或造成心理負擔的。)當這樣問自己時,原本清空大腦所騰出來的清單中,某些行動就會特別明確地被突顯,譬如重要的聯繫、需要製作的文件或是需要書寫的文章。

定位:專注減法,別幫自己加料

所有事情都重要,但是畢竟時間精力有限,如何運用有限的時間完成最大效率的事情?要切割清楚「希望/想要」跟「緊急/一定要」之間的分際,前者可以安排在其他有餘裕的時間,慢條斯理進行;後者則是一定要安排到行程當中,確實被執行。太多的想要被讓原本的下一步行動清單變得不清晰,真正需要被完成的事務被模糊焦點,久了就會覺得行動清單沒有效用,反而失去了原本的美意。

我們可以用幾個問題幫自己的行動定位:
這件事做了,會賺到時間紅利!譬如說寫文章,停留在部落格的文章會一直有機會被搜尋。
這件事做了,可以多出更多執行空間!譬如說釐清他人的想法,讓後續的執行跟製作不失焦。
這件事做了,可以消弭最大壓力!譬如說執行頻率最高的事務,重新優化並設定明確SOP。
這件事做了,可以抬升個人價值!譬如說跟自己能力與專業最相關的關鍵任務,可累積資歷。

當然不只這些,可以列出屬於自己的篩選機制,找出對自己現在的職場、人生中最重要的篩子,篩出關鍵任務並確實執行。如果是上班族,就要針對自己的職位跟職務進行工作內容的盤點,找出最大價值的行動任務;對於考生,則要去想在考試的內容中,如何更有效率的準備而不是讀完。

定量:一天有限,但可以用一週調配

不喜歡卻把時間排得滿滿的,得到的不會是效率而會是拖拖拉拉。用一週的時間進行規劃很重要,挑三件重要的向度去執行,就像是準備考試的科目一樣,不是想著要把所有的科目每天都讀完,而是將內容區分成八分熟、半熟跟三分熟,搭配三種強度去進行主要理解、強化複習、跟刷題,一來降低壓力,但卻能有效的進展。

若是工作上的事情,則是盤點工作任務中最關鍵以及高價值的任務,先定義任務的權重比,當有心行動或任務出現時,以後就能夠快速判斷哪些應該被優先處理,而哪些則該擺到後面一些。如果每天都在處理緊急、臨時任務,也容易讓自己的工作步調被拖著跑,任務就永遠做不完,重新歸類跟解構任務就是個必要關鍵任務,讓任務難度與強度縮小、讓重複工作集中、讓前導任務被提前準備好。

定焦:去除不必要的干擾跟小聲音

分心很簡單,回神卻很不容易。執行時,進入專注狀態的時間就要短而精準,無法完全去除干擾,就要讓干擾產生時可以快速排除,且確保自己可以盡快回到狀態中。

需要快速專注,就要讓電腦的畫面單純,上面只放跟任務有關的訊息,頂多用分割畫面把參考資料跟需要的內容設為一左一右,其他的軟體則是用手機或平板才開啟,聲音都關掉,只留下15~25分內的倒數提醒,讓自己習慣處理事務要有段落分隔。

倒數的提醒一出現,就要習慣性地將現在完成的進度做標記,並附註狀態,這種標記不是標做到哪裡?而是要提醒下一段要怎麼開始?只單純記做到哪裡,等會是無法直接行動的,這也是我們在做紀錄時要注意的地方,永遠要替下一個開始做好準備。

做好重新進入的準備

如果筆記不是一次完成的,就要有行動標記:
◆視線要停留的位置
◆可開始執行的第一個動作
◆需要被執行的步驟
◆需要被檢查的項目

讓腦袋不用回想,我剛剛到底做到哪裡?我還有什麼東西沒有做?我要怎麼進入?當這三問如果經常出現在自己的腦海中,代表自己在筆記整理的時候,對於行動標記的動作做得不完全,導致自己每次都要重新開機般地抓回注意力,時間跟精力就耗損了,以上提供給您參考,謝謝您的閱讀。


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