《零秒思考力》大師赤羽雄二教我的直覺式思考訓練:即斷即決、即實行

【即斷即決、即執行工作坊】 赤羽雄二

如果可以不用花太多時間,就可以快速地想出提案點子多好?
如果能夠應對突如其來的變化,也能夠快速因應並完成決策多好?
如果面對市場競爭能搶先一步,做好準備並減少時間的浪費多好?
如果能簡化優化工作程序,讓工作與情報蒐集速度倍增多好?

【工作坊簡介 – 魏美棻 整理】

我總是很期待可以參與赤羽雄二先生在台舉辦的工作坊!

能夠與作者進行面對面對談,並透過實際的引導理解書中的基本核心與重點,總可以釐清自己在閱讀時,所產生的一些困惑,透過眾人的提問,也能對書的理解再次深入,並擷取不同的思考角度。

去年參加由悅知文化舉辦的實戰工作坊之後,今年得知有機會再次參與,更是躍躍欲試,很好奇事隔一年之後,對於這本內容的理解又有什麼樣的變化?

在本次工作坊中,練習了零秒思考筆記以及決策處理框架,回來之後針對現場的演練、與會成員的提問與書籍的重新翻閱,我重新整理了一份我自己的體會與心得,並做成圖解筆記,寫成了這篇部落格。

赤羽雄二個人簡介 – 魏美棻 整理

赤羽雄二先生擁有卓越的學歷背景以及豐富的產業經驗, 在麥肯錫的十四年經驗,豐功偉業更是無法一一詳述,曾經協助LG、Panasonic、Sony、Lawson、Uniqlo等大型跨國企業進行管理創新,也致力於扶持日本的高科技新創企業能夠走向全球,作為日本企業的倡導者,赤羽先生常受邀在重要論壇與行業峰會中進行演講,也協助日本政府制定政策跟行動計畫。

思考、管理、電子商務、互聯網業務等豐富實戰經驗融匯入他的諸多著作中, 透過超強的腦力開發術、多年的企業實戰領導經驗、協助企業的高倍數效率增長與管理實務,截至目前在日本共有20本著作,海外就發行了16本,全球發行數量超過71萬冊。因此,這難得的會面機會,焉能不把握?

【本次工作坊的講義】

每一次的工作坊都會有一份簡報的彩色講義,跟實作的A4練習本,有不同主題的練習。

【成員實作結果示範】

坐前面的好處,就是講者很容易看到及拿到實作的結果,所以練習的成果被赤羽先生拿來當成展示物了,寫得相當潦草,但很痛快。

比對去年跟今年的實作經驗,去年我無法寫完的內容,今年我可以幾乎寫到完了,果然有比對就有差,這樣的成績要連參加兩年或是透過自己私下持續實作,才能看到這樣的效果,只單純參加一場工作坊或是只練習這麼一次,就只能知道赤羽先生如何操作,卻無法掌握零秒思考力的精髓了。

零秒思考力 腦力鍛鍊 基本技巧 – 魏美棻 整理

零秒思考力的操作有一個最基本的核心,就是用筆書寫,這是諸多成員實作過程中不斷提出的,赤羽先生也一直始終如一地回答同樣的答案:「用筆寫,下筆寫就對了!」,每一次練習時間都是被控制在1-3分鐘之內,依據不同的練習主題有不同的時間設定,時間一到就得停筆。

練習的之後的提問,總會有人問「寫不完怎麼辦?」、「可以回去補寫嗎?」、「可以延長時間嗎?」、「能夠只寫詞彙嗎?」,【一分鐘寫一張A4紙,每次寫4-6行,每行15-20字的完整句子,每天利用零碎時間寫完10-20張】,這樣的條件一直被赤羽先生堅持著。

乍看之下挺不容易達成的條件,卻是讓腦力潛能能夠被充分發揮的簡單關鍵;
【一分鐘】 → 因為時間短,所以沒有時間想太多
【A4紙】→ 因為紙夠大張,所以有充分的空間可以書寫
【4-6行】→ 因為訊息量足夠,能夠做後續分析
【15-20字的完整句子】→ 因為要具體描述,所以會有更多可以聯想的細節
【10-20張】→ 因為大量練習,就能夠累積各方面的素材,量變可以產生質變

持續的書寫練習,連續至少幾週,就能明顯看到實作的結果,腦袋動得比較快。

【本次工作坊的講義】

練習完內容之後,我再重新對照過赤羽先生的講義,可以發現問題的設定擁有簡單的規律,就如下圖,大致上就是WHAT-WHY-HOW問題的架構,選出經常被拿出來討論的四個面向,進行思考發想練習。

我將順序稍作調整,變成順時針模式,再做成圖解,就可以看出幾項訊息:
【WHAT】 → 從事物的影響,去發現早已存在的現場或事實
【WHY】 → 從造成的原因,去探究變成現在這個樣子的背後因素
【HOW】 → 從進一步優化,去發想還有什麼可以改變或改善的環節
【HOW】 → 從風險的降低考量,去落實在實際場景中不能不忽略的風險管控

當然這個書寫的過程,其實是不用照順序的,想到什麼就先寫什麼!這四個思考點也不是一成不變的,分類與發想角度會取決於每日所做的筆記彙整結果。

【發想MEMO:發想框架】

連做了三張A4紙,乍看之下三張的題目都很類似:「你認為你的決策什麼時候很慢?」、「你認為你的決策什麼時候很快?」、「你如何保持快速決策?」。

【即斷即決的深度思考鍛鍊:三輪書寫】 – 魏美棻 整理

但事實上它剛好屬於三個思考角度,分別是:

【負面】「你認為你的決策什麼時候很慢?」 → 是為了可以釐清究竟真正的問題在哪?真的問題往往被包裝在言語之中,但是真實的答案往往在執行中無所遁形。

【正面】「你認為你的決策什麼時候很快?」 → 是為了聚焦成功的關鍵,從過往成功的經驗中,找到共通性的通則或是不變的關鍵點,更成功能夠得以複製。

【方法】「你如何保持快速決策?」 → 是為了能夠發想更多的策略或可能性,有些解方或技巧,或許就藏在描述的細節中。

【決策模板:發想與排序】 – 魏美棻

三個不同角度的思考,能夠幫助建立思考整體觀。第四格的順位,則是我將下一個環節的練習跟這個單元合併,做成了一份2X2的思考模板兼做SOP使用。

【即斷即決的深度思考鍛鍊:問題思考的角度】 – 魏美棻 整理

將三個角度分別放進四個表格中,當成標題。

【即斷即決的深度思考鍛鍊:整體觀一】 – 魏美棻 整理

將四個發想的要素,放進去表格中當成思考的框架,豐富內容的面向。

【即斷即決的深度思考鍛鍊:整體觀二】 – 魏美棻 整理

結合2X2框架,利用二維的思考角度,進行優先順位的衡量,當然這個標準由內容以及自己需要來定義,我們常見的就是重要/不重要、緊急/不緊急,赤羽先生在講義中的是高度重要/中度重要、高度緊急/中度緊急 ,我則是改成下方的形式:

【重要/較不重要】 → 對於現況的改善、未來的成長、以及過去的省思依據重要性,擺在適合的欄位上。

【緊急/較不緊急】 → 對於事物的緊急程度,威脅性、後果、延伸影響進行考量。

【即斷即決的深度思考鍛鍊:2×2 架構法 進行分類】 – 魏美棻 整理

於是,從零秒思考力的實戰內容中,再整理出屬於自己較適用的版本模組,並製作成圖解當成部落格素材。

【即斷即決的深度思考鍛鍊 順序】 – 魏美棻 整理

當然赤羽先生還有帶領大家進行框架的架構設定、選項的探究與衡量,這個部分,在赤羽先生的著作《零秒思考力-行動篇:即斷、即決、即實行的瞬間執行力》中,有更詳盡的說明,根據這部分,另開一文說明會更加適合,這邊我就不再贅述。

本次工作坊練習的內容,對於首次接觸的人,會有許多的困惑,因為除了這些技巧之外,我覺得能夠讓赤羽先生完美執行這樣的練習,到達今天的程度,是背後擁有已成為良好循環的內在決策模式,當然這個決策模式在這場工作坊中並無提及,但是從赤羽先生的著作與表現中,都可以看見這個模式所映射出的模樣。

我這邊僅僅簡單整理,一份即斷即決即執行的內在決策模式,每個人或多或少都有差異性,但是這樣的一份決策模式如果沒有良好的循環,就會造成在事務處理上的拖延與失誤。效率的無法提升與事情處理的阻礙,往往來自於不夠優化的內在決策模式。

【內在決策模式 簡化版】 – 魏美棻 整理

因此,將以上的內容作簡單總結,這三個基本的角度,應該互為影響,每個環節的練習都在為下一個環節做準備與優化,要做到即斷即決即執行,不僅僅只是思考思緒的噴發,而必須要有完整的內在決策模式作為處理標準,才能在決斷上做到最佳決策。

講座聽講、書籍閱讀與個人理解消化產出 – 魏美棻 整理

以上的內容為圖解修正版,希望透過這樣的說明,讓大家也可以了解零秒思考力的基本操作!當然這個內容不純然是赤羽先生的原始想法,若想要更加體會赤羽先生的核心精髓,可以到博客來網路書店去找找在台灣有出版的這幾本書,裡面有更詳細的說明喔!

當然懂日文就更幸福了,有20本書可以好好拜讀!

  • 零秒思考力:全世界最簡單的腦力鍛鍊
  • 零秒思考力-實踐篇:速度能解決一切的工作術
  • 零秒思考力-行動篇:即斷、即決、即實行的瞬間執行力
  • 零秒思考:世界上最簡單的A4心智整理術
  • 零秒反應力:腦袋一片空白,也能迅速回答
  • 麥肯錫的零秒邏輯思考:1張A4X7個要領,1分鐘解決所有問題的世界第一邏輯筆記術
  • 麥肯錫最強帶人管理術:用10個表格、30個驚人好習慣,帶出高效率、零失誤的部屬
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純文字記錄版

  • 每天練習10-20張,一張紙利用一分鐘的時間書寫,時間到即停筆。
  • 先有標題,後發想。標題問句化。
  • 四到六行,每行約15-20字,為完整概念而非關鍵字。
  • 將腦海浮現的內容直接書寫,不要猶疑、也不要想太多。
  • 利用零碎的時間完成即可,不用特地挑時間。
  • 用自己可以看懂的文字書寫,選擇順手的筆,不用電腦打字。

    【簡單說:把腦中畫面文字化、把詞彙句子化、把概念具體化】

透過手的書寫,才能真正鍛鍊思考力,符號與文字在手的一筆一畫中,搭配視覺、觸覺等感官結合,刺激腦袋將訊息轉為具像化與文字化,這個是單純的鍵盤敲擊無法達到的訓練效果。

當內容持續被累積之後,就有足夠的資訊能夠被分析以及再整理,透過不斷的零秒思考練習,深度挖掘藏在底層的訊息,這個階段屬於資料的快速output。

透過單純直覺式書寫,將相關的內容一一地呈現在紙上,形成後續可再利用的資源與素材。這個步驟最主要的功能來自於將腦海中已然具備的訊息全貌一一拼出,建立出整體觀與問題全貌。

再來將寫完的30-50張筆記抽絲剝繭,將可以被深化的內容拿出來進行第二次的零秒思考練習,或者是建立目錄或填補更細緻的內容進來,這個步驟則是屬於將資訊再利用階段,也就是進入第二次思考了。

  • 將第一次直覺發想後必須要被深化思考的內容或問題,進行第二次再思考
  • 從三個角度(負面、正面、方法)皆進行2X2的四格問題發想,每一個角度約2-3分鐘
  • 每一角度進行:WHAT事物 > WHY緣由 > HOW進一步優化 > HOW降低風險 的書寫練習
  • 最後將發想出來的內容進行順位評估,依據優先次序排定排程

大小框架都可以作為獨立思考使用,也可以進行合併進行多角度的合併思考。裡面內容也都可以依據自己的素材進行變更,不一定式採用這個設定,但這個模組式是赤羽老師進行工作坊時所運用的,我再把它的訊息抽取出來變成是一個循環模式,也可以說大框架是一組循環,小框架也是一組循環,兩者亦可以合併成大循環裡面各有一組小循環。

深度思考訓練
 
 Step 1 設定好一個主題進行初次直覺發想:我在快速決策方面遇到什麼樣的問題? (1mins)
    -四到六行的發想,每行約15-20字的句子快速直覺書寫
       
 Step 2 進行第二次的深度思考,可從三個角度做重新思考:
    -負面:你認為你的決策什麼時候很慢?(2-3mins)
      -WHAT-什麼情況使你易花費太多時間去做決策?
-WHY-你需要花費這麼多時間做決策的特殊原因是?
-HOW-你的老闆或同事在快速決策上的情況怎麼樣?
-HOW-什麼樣的情況限制你快速做出決策?
    -正面:你認為你的決策什麼時候很快? (2-3mins)
      -WHAT-什麼事物使你容易快速做決策?
-WHY-為什麼你認為你可以這麼快就做好決策?
-HOW-如何進一步加快決策速度?
-HOW-你如何最大限度地降低決策風險?
    -方法:你如何保持快速決策? (2-3mins)
      -WHAT-你應該如何做好快速決策的準備?
-WHY-你應該如何鼓勵自己做出快速決策?
-HOW-你應該如何與老闆溝通,以免他們變成你決策的障礙?
-HOW-你應該如何最大限度地降低快速決策的風險?
       
 Step 3 將發想出來的內容再萃取出來,進行順位排程,作為執行的優先次序 (2mins)
    利用2X2或是2X3的框架,選定二維條件,譬如:重要|不重要、緊急|不緊急,作為執行 計畫的優先次序排程。
       
 Step 4 為了讓決策快速且有效的決定,透過良好的決策標準來進行衡量是節省時間的好方法
    利用衡量標準(譬如:效率、容易改變、容易改善、可永久持續的等標準),搭配分數級距(非常好-四分、可以-二分、可能-一分、可能不-零分等)進行打分以及做最後分數結算,會比直接下判斷更科學化。
   

總結一下,零秒思考力:即斷即決即實行
-是訓練思考力不是訓練整理力,所以強調一定用手寫
-是訓練直覺思考力以及深度思考力,功能是兩者兼具,所以搭配框架進行思考
-強調在短時間完成output,直接執行,所以不猶疑不想太多
-要有足夠的訊息量,才能做深度的判斷,所以做的張數要夠多
-判斷標準要有一定數量,才能讓衡量結果較具客觀性,所以最好是三個以上
-與其想有沒有效或是要執行多久,先做、持續做就對了
-重點不是最終寫了多少,而是能否在短時間內能將腦海中的訊息一一釋出
-目標不是寫完幾點,而是能否具備即時將腦中訊息文字化的轉化力

以上,謝謝各位的閱讀!

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