工作總是做不完?或許該加的不是時間長度而是厚度!

過去農工時代,付出的時間等於努力的結果,我們習慣了以時間的長度來論斷工作是否努力!但當從勞力密集轉為資訊服務躍進時,工作時間的長短不再是評定成效的主要標準,被取而代之的是單位時間內的工作產能效益,與有效反思。高效工作成為這世代下最基礎的核心能力也是必要的條件,「我花了多久時間才完成!」這樣的表述已不具備太大意義,反而突顯出工作效能上的欠缺,多工與跨界時代的來臨,讓工作的複雜程度與層次豐富了許多,但此時,卻更要求又快又好的效益與效率。

我們總是感嘆時間不夠用,但如果仔細檢視,會發現我們其實常把時間用在無謂的浪費,譬如說郵件的瀏覽、社交媒體的刷屏、以及因為任務太多,花時間不斷抱怨。這本書裡面用簡單的幾個方式去提高工作效能,這邊我擷取出三個書中重點並結合自己的經驗與習慣,做出整理:

一、用任務管理取代時間管理:將工作內容分成每週任務跟每日任務。有限量的以及聚焦的工作項目,有助於檢視以及保有工作完成時的成就感,形成正向積極鼓勵。

  • 每週任務:一週的結束即準備下週的任務清單,而每日的待辦事項則從這份清單中延伸出來。這份清單譬如說我們所承接的工作中,每週必要完成的階段性任務;或者是人生規劃中的階段性任務。這些是對長遠有所助益的,不管是人脈、財務或是知能積累。猶如大餅很難一口吞,逐一蠶食卻可以完成乍看不可能的任務。
  • 每日任務:前一日則準備今日的任務清單,內容是從每週任務中汲取出來的具體行為任務或者前一日產生的任務。所制定的任務必須遵守著幾個原則:能在能力內、在時限內完成,因此必須每天微調隔天的任務份量;一旦制定好的任務,當日完成後不再衍生新任務,以任務完成作為自己的酬賞與肯定。
二、用精力管理取代流水行事:人的精力是有限的,拉長時間戰線,整體累積量或許看起來多,但是以單位時間的產能來看,產出卻是跟時間的長短成為反比的。
  • 所謂的精力含括了體力、創造力跟動力:要擁有足夠的體力,那健康均衡飲食、充足睡眠跟持續規律運動是必要的條件;創造力則是提高工作質量與減少思考障礙的重要能力;動力則有足夠的渴望與趨利,讓自己在單位產能更加提升的重要催化劑。
  • 找出工作黃金時間:把握最有活力的時間段,這是最容易產生高效產能、也最容易獲得成就滿足的重要時間,此時間內通常體力、創造力與動力都會是較佳的比例。
  • 休息要純粹:該休息的時候做純粹的休息,連一丁點跟工作有關的不要碰,要不然腦袋還是持續低頻運作時,腦袋是沒有放空釋放效果!畢竟我們需要的是高密度短時間的有效集中,而非斷斷續續的工作效能,這樣反而會因為時間被拉長,造成產能降低。

三、增強創造力訓練:產出是工作效能的重要檢核指標,所以能夠擁有長期持續的產出一定份量的產出,才是高效工作的重要衡量基準。

  • 充分發想與集中思慮:為什麼常常覺得沒有靈感,找不出點子,因為我們常常把矛盾的兩件式擺在一起做,創意的發想跟點子的評斷篩選是截然不同又帶點相對性的思維處理。當我們既要點子多又要同時去思索點子的可行性時,就會造成創意的障礙而導致思維停滯。
  • 持續儲蓄腦中資料金庫:多工跨界時代,需要的不是專精的人才,而是擁有眼界廣度以及技能深度兼具的跨界跨維度人才,只窩在自己的專精領域舒適圈是不行的,拓展生活圈以及探索範圍是必要的,腦袋的資料金庫才有源源不絕的創意基礎。
  • 循序漸進的訓練:創意的發想是可以被訓練得,透過不間斷且逐漸增強強度的訓練,即可擴大面向、廣度、深度、維度都可以再次提升,改變思維的角度才能最佳增量創意點子的產出。

這本書是昨天去書店扛回來的,因為扛的量有點大,得抓緊時間好好讀書,最好利用的時間不外乎床上、廁上跟車上,這三上就讓這本被讀完了。同樣花費的閱讀時間,如果加上了產出,譬如說摘要、筆記或是簡單的紀錄,才能夠讓這被用掉的時間產生較高的效益,效能也因此而提升,更甭說在整理時又鍛鍊到整理、歸納與濃縮。讓做一件事情,可以達到多種功效,創造一件事情被完成後的價值,也可以提升自我的肯定與成就感。

我是一位講師,書籍的閱讀與累積是講師這途的基本課題,但好多書怎麼讀得來?我喜歡用早上的時間思考書中與生活的關聯、利用通勤的時間概覽書的內容、用空閒的時間咀嚼書中意義,早上是我的黃金活力時間,產值產能高;車上的時間零碎又很冗長,浪費可惜;空閒的時間通常片段而跳躍,拿來反芻已讀的內容剛剛好。同樣是看書,但是可以在不同的時間與精力中搭配任務做最是調整,就可以讓閱讀的效率效益提高。用最佳的精力做最該做的事情,就可以讓自己持續的成長並有明顯效果。

PS.如果你同樣也有看這本書,或者有相關的書籍,也歡迎分享您自己的想法與實作的經驗喔!我的讀書會「實驗棻想」也歡迎喜愛看書的人一起來領略書本的奧秘與迷人。

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在辦公室外思考:活用另外8小時,做自由空間里的高產者

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